Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Sie können unsere Website nutzen, ohne personenbezogene Daten anzugeben. Analyse- oder Trackingdienste setzen wir nicht ein. Nur wenn Sie ausdrücklich einwilligen, nutzen wir Google Ads zur Messung unserer Werbung (siehe Abschnitt 6). Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie uns kontaktieren, ein Testkonto anlegen oder RichtIQ als Kunde nutzen.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, binden wir auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO ein.

2. Verantwortliche Stelle

Roka-Office GmbH
Landrat-Trimborn-Straße 36a
42799 Leichlingen (Rheinland)
Geschäftsführer: Michele Tetté
E-Mail: support@richtiq.de
Telefon: +49 (0)2175 888 488

Siehe auch Impressum.

3. Ihre Rechte

Unter den oben angegebenen Kontaktdaten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

4. Hosting der Website

Beim Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren technischen Betrieb und werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Unser E-Mail-Dienst wird von der 1&1 IONOS SE auf Servern in Deutschland betrieben.

Beim Kontaktformular sind Name und E-Mail-Adresse Pflichtangaben, bei einem Rückrufwunsch zusätzlich die Telefonnummer. Die Angaben werden per E-Mail an uns übermittelt und nicht in einer Datenbank gespeichert. An die angegebene Adresse senden wir eine automatische Eingangsbestätigung. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse für höchstens eine Stunde in verschlüsselter (gehashter) Form vorgehalten, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu verhindern.

Anfragen löschen wir spätestens 6 Monate nach abschließender Bearbeitung, sofern keine Geschäftsbeziehung entstanden ist. Andernfalls gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (6 bis 10 Jahre).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag abzielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Cookies und Google Ads

Ohne Ihre Einwilligung setzt diese Website keine Cookies zur Analyse oder Werbung. Gespeichert wird dann nur Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis im lokalen Speicher Ihres Browsers (Eintrag „rq-cookie-einwilligung“). Der Eintrag wird nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Google Ads Conversion-Tracking. Wenn Sie im Cookie-Hinweis auf „Akzeptieren“ klicken, laden wir das Google-Tag (gtag.js) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Damit messen wir, ob Besucher über eine unserer Google-Anzeigen auf diese Website gekommen sind und danach z. B. eine Anfrage gesendet haben. Dabei werden Cookies bzw. ähnliche Kennungen in Ihrem Browser gespeichert und Daten wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und die Anzeigen-Klick-ID an Google übertragen. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Auf der Startseite wird das Google-Tag im sogenannten Einwilligungsmodus („Consent Mode“) auch ohne Einwilligung geladen; dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Anzeigenkennungen gespeichert, technisch bedingt wird jedoch Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Auf allen anderen Seiten wird das Google-Tag ohne Einwilligung nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Cookie-Einstellungen öffnen (auch in der Fußzeile jeder Seite) und „Nur notwendige“ wählen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Für die Anmeldung in der Software RichtIQ ist ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie erforderlich, damit Sie eingeloggt bleiben. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Schriften und Inhalte Dritter

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten („Aileron“ und „Geist Mono“) sind lokal auf unserem Server gespeichert. Für die Schriften werden beim Besuch der Website keine Verbindungen zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern aufgebaut. Eine Verbindung zu Google entsteht nur, wenn Sie in Google Ads einwilligen (Abschnitt 6).

8. Die Software RichtIQ

Wenn Sie ein Testkonto anlegen oder RichtIQ als Kunde nutzen, verarbeiten wir insbesondere Benutzer- und Kontaktdaten, Anmelde- und Protokolldaten sowie die Daten, die Sie selbst in die Software eingeben (z. B. Kunden, Rechnungen und Dokumente).

a) Eigene Vertrags- und Nutzerdaten

Daten zu Ihrem Benutzerkonto und Vertrag verarbeiten wir, um RichtIQ bereitzustellen, abzurechnen, abzusichern und weiterzuentwickeln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b) Ihre Kunden- und Rechnungsdaten

Für die Daten, die Sie in RichtIQ über Ihre eigenen Kunden erfassen, sind Sie als Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

c) Hosting der Software

d) Anmelde- und Protokolldaten

Bei der Nutzung werden Benutzername, Zeitpunkte von Anmeldungen und sicherheitsrelevanten Aktionen, IP-Adresse sowie technische Protokolldaten verarbeitet. Sie dienen der Anmeldung, der Fehleranalyse, der Erkennung von Missbrauch und Angriffen und dem sicheren Betrieb.

e) Rechnungsversand und Archivierung

Wenn Sie über RichtIQ Rechnungen per E-Mail verschicken, werden Empfängeradresse und Rechnungsdokument für den Versand verarbeitet. Rechnungen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (GoBD, in der Regel 10 Jahre) unveränderbar archiviert.

f) Datensicherung

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit erstellen wir verschlüsselte Sicherungskopien. Diese werden ausschließlich zur Wiederherstellung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verwendet.

g) Support

Bei Support- und Wartungsvorgängen können berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die dafür erforderlichen Daten erhalten. Zugriffe erfolgen zweckgebunden und werden auf das notwendige Maß beschränkt.

h) Vertragsende

Nach Ende des Vertrags werden Ihre Daten nach Maßgabe des Vertrags und des AVV gelöscht oder an Sie herausgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Daten in Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen überschrieben.

9. Fernsupport (TeamViewer)

Für Fernsupport und Online-Vorführungen setzen wir TeamViewer ein. Anbieter ist die TeamViewer Germany GmbH, Jahnstraße 30, 73037 Göppingen.

Ein Zugriff auf Ihren Bildschirm ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und durch aktive Weitergabe einer Sitzungs-ID möglich. Dabei können Verbindungsdaten (IP-Adresse, Verbindungsdauer) an Server von TeamViewer in Deutschland und der EU übertragen werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Weitere Informationen: teamviewer.com/de/datenschutzerklaerung.

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff zu schützen. Website und Software werden ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen ausgeliefert. Unsere Maßnahmen passen wir laufend dem Stand der Technik an.

11. Aktualität und Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026